1. De verwerkingsactiviteiten

• Juridische dienstverlening

Welke persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt, waarom en hoe lang worden deze bewaard?

Uitvoering overeenkomst

Voor zover dit noodzakelijk is voor de dienstverlening  van Advocatenkantoor Van de Riet worden persoonsgegevens van cliënten en/of andere personen  verzameld die worden verkregen van  cliënten van kantoor, de wederpartij of die blijken uit openbare registers. Het betreft naam, contactgegevens (telefoonnummer, adres, e-mailadres en eventueel andere gegevens noodzakelijk voor communicatie), bankrekeningnummer, naam en bevoegdheden van bestuurders en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de behandeling van de zaak, zoals burgerlijke status en eventuele financiële of gezondheidsgegevens. Het verstrekken van deze persoonsgegevens is niet contractueel of wettelijk verplicht. Indien de persoonsgegevens niet aan Advocatenkantoor Van de Riet worden verstrekt worden, dan kan, afhankelijk van het specifieke geval, de dienstverlening niet of minder goed worden uitgevoerd.

Advocatenkantoor Van de Riet gebruikt deze gegevens om de overeenkomst met de cliënt uit te voeren. Voor zover de cliënt een natuurlijk persoon is en de gegevens de cliënt zelf betreft verwerkt het kantoor deze persoonsgegevens op grond van artikel 6 lid (1) Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) ter uitvoering van de overeenkomst met de cliënt. Voor zover de persoonsgegevens andere betrokkenen dan de cliënt zelf betreft, verwerkt kantoor deze gegevens op grond van artikel 6 lid 1 (f) AVG en heeft het kantoor een gerechtvaardigd belang, omdat het kantoor zonder de gegevens zijn juridische dienstverlening niet naar behoren kan uitvoeren. Indien het kantoor bijzondere persoonsgegevens of strafrechtelijke gegevens verwerkt, mag het kantoor deze gegevens verwerken, omdat: (i) dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of (ii) omdat de betrokkene deze gegevens uitdrukkelijk openbaar heeft gemaakt, of (iii) de betrokkene hiervoor uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.

Advocatenkantoor Van de Riet bewaart de persoonsgegevens in het kader van de dienstverlening uiterlijk tot 20 jaar na sluiting van het dossier in verband met de bewaarplicht voor dossiers (conform advies van de orde van advocaten).

Wettelijke verplichting

Advocatenkantoor Van de Riet is op grond van de Verordening op de advocatuur en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (“Wwft”) wettelijk verplicht om cliënten te identificeren en in sommige gevallen verplicht tot het uitvoeren van een cliëntenonderzoek. Hiervoor verzamelt kantoor persoonsgegevens, zoals het land waar de cliënt woonachtig of gevestigd is, het kopie identiteitsdocument, de nationaliteit, het Burgerservicenummer, namen van de uiteindelijk belanghebbende en of die persoon of een naaste een politiek prominent persoon is. Daarnaast verplicht sanctiewet- en regelgeving kantoor om na te gaan of de cliënt of – kort gezegd – personen die het eigendom van of de zeggenschap over een cliënt hebben, voorkomen op nationale, internationale of Europese sanctielijsten. Hiervoor verzamelt kantoor ook persoonsgegevens, zoals de namen van voormelde personen, hun geboortedatum en het land waarin zij woonachtig zijn. Advocatenkantoor Van de Riet verzamelt en verwerkt deze persoonsgegevens alleen indien en voor zover dit wettelijk verplicht is. Cliënten zijn verplicht deze persoonsgegevens te verstrekken. Indien de cliënt ons de persoonsgegevens niet verstrekt, kan en mag Advocatenkantoor Van de Riet zijn diensten niet verlenen.

Advocatenkantoor Van de Riet bewaart het kopie identiteitsdocument en Burgerservicenummer tot 5 jaar na het einde van de opdracht van de cliënt. Persoonsgegevens die kantoor verwerkt in het kader van zijn verplichtingen op grond van de Wwft worden tot 5 jaar na het beëindigen van de zakelijke relatie, het uitvoeren van de transactie of het doen van een melding van een transactie bewaard.

Met wie worden  persoonsgegevens gedeeld?

Advocatenkantoor Van de Riet kan uw persoonsgegevens verstrekken aan derden voor zover dit wettelijk verplicht is, of voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening. Deze derden kunnen betreffen: gerechtelijke instanties, de (advocaat) wederpartij, een deurwaarder, een deskundige, het UWV, een accountant, een fiscalist of andere advocaten of notarissen. Deze derden zijn verwerkingsverantwoordelijken en op de verwerking van persoonsgegevens door hen is het privacy statement van de desbetreffende verwerkingsverantwoordelijke van toepassing.

Advocatenkantoor Van de Riet kan voorts persoonsgegevens delen met derden die deze persoonsgegevens in opdracht van kantoor verwerken, bijvoorbeeld voor de opslag van dossiers of het onderhoud en de beveiliging van de IT systemen. Deze derden zijn verwerkers van kantoor en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van kantoor en voor geen enkel ander doel.

Advocatenkantoor Van de Riet zal deze persoonsgegevens in principe niet (laten) verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij dit noodzakelijk is in verband met de specifieke juridische dienstverlening of vanwege een wettelijke plicht. In het laatste geval zal kantoor zorgen voor passende waarborgen om de doorgifte conform de toepasselijke privacywetgeving plaats te laten vinden.

• Sollicitaties

Welke persoonsgegevens verzamelt en verwerkt kantoor, waarom en hoe lang worden deze bewaard?

Om contact met u op te nemen en te onderhouden in het kader van de sollicitatieprocedure en om te beoordelen of u geschikt bent voor de functie waarnaar u solliciteert, verzamelt kantoor de persoonsgegevens die u verstrekt, waaronder: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, CV, cijferlijst, opleiding, kopie diploma’s, getuigschriften, stagebeoordelingen. Kantoor verwerkt deze gegevens op grond van artikel 6 lid 1 (f) AVG en heeft kantoor een gerechtvaardigd belang, omdat kantoor zonder deze gegevens niet kan beoordelen of u geschikt bent voor de functie en/of u kunnen berichten over het verloop van de sollicitatieprocedure.

Het verstrekken van uw persoonsgegevens is niet wettelijk verplicht en ook geen noodzakelijke voorwaarde voor het aangaan van een contract. Echter, indien u de persoonsgegevens niet verstrekt, kan uw sollicitatie mogelijk niet in behandeling worden genomen.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval binnen vier weken nadat de sollicitatieprocedure is afgerond verwijderd. Indien kantoor uw gegevens langer in portfolio wenst te bewaren zal u hiervoor om toestemming worden gevraagd. Kantoor bewaart uw persoonsgegevens in een dergelijk geval voor een periode van maximaal één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. Dit laat de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens voor het intrekken van de toestemming in stand.

Met wie worden persoonsgegevens gedeeld?

Kantoor kan persoonsgegevens delen met derden die deze persoonsgegevens in opdracht van kantoor verwerken, bijvoorbeeld voor het onderhoud en de beschikbaarheid van de IT systemen. Deze derden zijn verwerkers van kantoor en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van kantoor en voor geen enkel ander doel.

Kantoor zal deze persoonsgegevens niet (laten) verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

• Studenten

 Welke persoonsgegevens verzamelt en verwerkt kantoor, waarom en hoe lang worden deze bewaard?

Wanneer u een studentstage bij kantoor gaat lopen, ontvangt kantoor hiervoor graag uw naam, contactgegevens, CV, motivatiebrief, cijferlijst en eventuele interesses. Kantoor verwerkt deze gegevens op grond van artikel 6 lid 1 (f) AVG en heeft een gerechtvaardigd belang, omdat kantoor zonder deze gegevens niet kan beoordelen of u geschikt bent voor de stage en/of u kunnen berichten over het verloop van de sollicitatieprocedure.

Het verstrekken van uw persoonsgegevens is niet wettelijk verplicht en ook geen noodzakelijke voorwaarde voor het aangaan van een contract. Echter, indien u de persoonsgegevens niet verstrekt, kan kantoor uw sollicitatie mogelijk niet in behandeling nemen.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval binnen vier weken nadat de sollicitatieprocedure is afgerond verwijderd. Indien kantoor uw gegevens langer in zijn portfolio wenst te bewaren zal u hiervoor om toestemming worden gevraagd. Kantoor bewaart uw persoonsgegevens in een dergelijk geval voor een periode van maximaal één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. Dit laat de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens voor het intrekken van de toestemming in stand.

Met wie worden uw persoonsgegevens gedeeld?

Kantoor kan persoonsgegevens delen met derden die deze persoonsgegevens in opdracht van kantoor verwerkt, bijvoorbeeld voor het onderhoud en de beschikbaarheid van de IT systemen. Deze derden zijn verwerkers van kantoor en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van kantoor en voor geen enkel ander doel.

Daarnaast kan kantoor uw gegevens verstrekken aan dienstverleners die kantoor inzet voor zover noodzakelijk voor de organisatie van de studentenactiviteiten, zoals een cateraar of reisorganisatie. Kantoor zal deze persoonsgegevens niet (laten) verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

• Leveranciers

 Welke persoonsgegevens verzamelt en verwerkt kantoor, waarom en hoe lang worden deze bewaard?

Van personen werkzaam bij een leverancier of de leverancier zelf verzamelt kantoor contactgegevens (naam, telefoonnummer, adres, e-mailadres, handtekening en eventueel andere gegevens noodzakelijk voor communicatie) om contact te kunnen onderhouden in het kader van de uitvoering en facturering van producten of diensten van de leveranciers van kantoor. Kantoor verwerkt deze persoonsgegevens op grond van artikel 6 lid 1 (b) of (f) AVG, omdat het noodzakelijk is om deze persoonsgegevens te verwerken ter uitvoering van de overeenkomst met de leveranciers. Het is niet wettelijk verplicht om persoonsgegevens te verstrekken. Echter, verstrekking van de persoonsgegevens is wel een noodzakelijke voorwaarde voor het aangaan van een contract en/of de uitvoering daarvan. Kantoor bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, waarbij kantoor de persoonsgegevens in een overeenkomst tot uiterlijk 7 jaar na het einde van de zakelijke relatie verwerken.

Kantoor kan wettelijk verplicht zijn tot het verzamelen en bewaren van persoonsgegevens van leveranciers zoals bankgegevens, financiële gegevens en het land waar een leverancier gevestigd is. Kantoor verwerkt deze persoonsgegevens enkel indien en zolang er sprake is van een wettelijke verplichting.

Met wie worden  persoonsgegevens gedeeld?

Kantoor kan persoonsgegevens delen met derden die deze persoonsgegevens in opdracht van kantoor verwerken, bijvoorbeeld voor het onderhoud en de beveiliging van de IT systemen. Deze derden zijn verwerkers van kantoor en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van kantoor en voor geen enkel ander doel.

Kantoor zal deze persoonsgegevens niet (laten) verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

• Website, Evenementen en Marketing

 Welke persoonsgegevens verzamelt en verwerkt kantoor, waarom en hoe lang worden deze bewaard?

Nieuwsberichten en evenementen

 U kunt zich via www.rietvast.nl (hierna: “de Website”) opgeven om nieuws van kantoor te ontvangen, of u kunt zich opgeven voor eventuele evenementen en seminars die kantoor organiseert. Voor het versturen van nieuws en uitnodigingen voor evenementen gebruikt kantoor uw naam en e-mailadres. Eventueel kunt u ook aanvullende informatie verschaffen bijvoorbeeld over het bedrijf en de functie waarin u werkzaam bent. Dit is echter niet verplicht voor het ontvangen van nieuws. Kantoor verwerkt deze persoonsgegevens op basis van uw toestemming zoals neergelegd in artikel 6 lid 1 (a) AVG. U mag te allen tijde uw toestemming intrekken.

Aan cliënten kan kantoor nieuws of uitnodigingen voor evenementen of seminars toesturen zonder dat kantoor hiervoor toestemming nodig heeft. Kantoor verwerkt deze gegevens op grond van artikel 6 lid 1 (f) AVG en heeft kantoor een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens, omdat dit noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering en in het kader van de cliëntrelatie. Kantoor biedt u vooraf aan de verzameling en bij elke communicatie de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen de verwerking. 

Het geven van uw persoonsgegevens is niet gebaseerd op een contractuele- of wettelijke verplichting. Indien u de persoonsgegevens niet verstrekt, kan kantoor u echter geen nieuwsbrief of uitnodiging voor evenementen sturen.

Met wie worden persoonsgegevens gedeeld?

Kantoor kan persoonsgegevens delen met derden die deze persoonsgegevens in opdracht van kantoor verwerken, bijvoorbeeld voor het onderhoud en de beschikbaarheid van de IT systemen, waaronder de website. Deze derden zijn verwerkers van kantoor en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van kantoor en voor geen enkel ander doel.

Kantoor zal deze persoonsgegevens niet (laten) verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

• Cookies

De Website van kantoor gebruikt technieken die het gebruiksgemak verhogen en die de site zo interessant mogelijk maken voor elke bezoeker, bijvoorbeeld door taalinstellingen of andere voorkeuren te onthouden. De bekendste voorbeelden van dit soort technieken zijn cookies, maar kantoor kan ook andere technologieën gebruiken waarmee in de randapparatuur informatie kan worden opgeslagen of toegang kan worden verkregen tot informatie, zoals: tags, beacons en JavaScripts (hierna samen te noemen “cookies”). 

kantoor en anderen (zoals LinkedIn, Youtube) gebruiken cookies om informatie te verzamelen over uw (mobiele)apparaat, browser en surfgedrag. Deze cookies worden gebruikt om de Website optimaal te laten functioneren, om het gebruik van de website te analyseren en verbeteren en om ervoor te zorgen dat alle relevante content kan worden getoond. Kantoor verwerkt uw persoonsgegevens via deze cookies in overeenstemming met de cookieverklaring van kantoor. Sommige cookies kunnen ook op uw apparaat worden geplaatst door andere partijen, zoals adverteerders of partijen die cookies plaatsen om bepaalde content op de Websites van kantoor te tonen (bijvoorbeeld video’s). Deze cookies worden ’third party’ cookies genoemd. Voor meer informatie over hoe deze derden omgaan met uw (persoons)gegevens verwijst kantoor naar het privacy beleid van deze derde partijen.

2. Beveiliging van persoonsgegevens

Kantoor heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking. Daarnaast zijn de bij kantoor werkzame personen gebonden aan geheimhouding.

3. Uw rechten

U heeft het recht kantoor te verzoeken om:

− Inzage te geven in uw persoonsgegevens;

− Uw persoonsgegevens te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;

− Bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;

− Uw persoonsgegevens te beperken; en/of

− Uw persoonsgegevens door te geven aan u of aan een derde.

Deze rechten zijn niet absoluut. kantoor zal uw verzoek beoordelen conform de AVG. Kantoor zal u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, informatie verstrekken over de acties die kantoor heeft ondernomen naar aanleiding van uw verzoek. Deze termijn kan kantoor met twee maanden verlengen in verband met de complexiteit van uw verzoek of het aantal verzoeken dat kantoor krijgt. Kantoor zal u in dat geval informeren. 

Tenslotte heeft u op elk moment het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

4. Wijzigingen in onze privacy statement(s)

Dit privacy statement is voor het laatst gewijzigd op 28 oktober 2025. Kantoor kan het privacy statement van tijd tot tijd wijzigen door publicatie van de gewijzigde versie op deze pagina. U wordt derhalve aangeraden deze pagina regelmatig te raadplegen.

5. Contact

Heeft u nog vragen over dit privacy statement? Neem dan contact met kantoor op via:  Advocatenkantoor Van de Riet t.a.v. J. van de Riet, Laan van Chartroise 168 (3552 EZ) Utrecht, T +31 30 78 52 537 jm@rietvast.nl