1. Onze verwerkingsactiviteiten

• Juridische dienstverlening

Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij, waarom en hoe lang bewaren we deze?

Uitvoering overeenkomst

Voor zover dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening verzamelen wij persoonsgegevens van cliënten en/of andere personen die we krijgen van onze cliënten, de wederpartij of die blijken uit openbare registers. Het betreft naam, contactgegevens (telefoonnummer, adres, e-mailadres en eventueel andere gegevens noodzakelijk voor communicatie), bankrekeningnummer, naam en bevoegdheden van bestuurders en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de behandeling van de zaak, zoals burgerlijke status en eventuele financiële of gezondheidsgegevens. Het verstrekken van deze persoonsgegevens is niet contractueel of wettelijk verplicht. Indien de persoonsgegevens niet aan ons verstrekt worden, dan kunnen wij, afhankelijk van het specifieke geval, de dienstverlening niet of minder goed uitvoeren.

Wij gebruiken deze gegevens om de overeenkomst met onze cliënt uit te voeren. Voor zover de cliënt een natuurlijk persoon is en de gegevens de cliënt zelf betreft verwerken wij deze persoonsgegevens op grond van artikel 6 lid (1) Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) ter uitvoering van de overeenkomst met de cliënt. Voor zover de persoonsgegevens andere betrokkenen dan de cliënt zelf betreft, verwerken wij deze gegevens op grond van artikel 6 lid 1 (f) AVG en hebben wij een gerechtvaardigd belang, omdat we zonder de gegevens onze juridische dienstverlening niet naar behoren kunnen uitvoeren. Indien wij bijzondere persoonsgegevens of strafrechtelijke gegevens verwerken, mogen wij deze gegevens verwerken, omdat: (i) dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of (ii) omdat de betrokkene deze gegevens uitdrukkelijk openbaar heeft gemaakt, of (iii) de betrokkene hiervoor uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.

Wij bewaren de persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening uiterlijk tot 20 jaar na sluiting van het dossier in verband met de bewaarplicht voor dossiers (conform advies van de orde van advocaten).

Wettelijke verplichting

Wij zijn op grond van de Verordening op de advocatuur en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (“Wwft”) wettelijk verplicht om cliënten te identificeren en in sommige gevallen verplicht tot het uitvoeren van een cliëntenonderzoek. Hiervoor verzamelen we persoonsgegevens, zoals het land waar de cliënt woonachtig of gevestigd is, het kopie identiteitsdocument, de nationaliteit, het Burgerservicenummer, namen van de uiteindelijk belanghebbende en of die persoon of een naaste een politiek prominent persoon is. Daarnaast verplicht sanctiewet- en regelgeving ons om na te gaan of onze cliënt of – kort gezegd – personen die het eigendom van of de zeggenschap over een cliënt hebben, voorkomen op nationale, internationale of Europese sanctielijsten. Hiervoor verzamelen we ook persoonsgegevens, zoals de namen van voormelde personen, hun geboortedatum en het land waarin zij woonachtig zijn. Wij verzamelen en verwerken deze persoonsgegevens alleen indien en voor zover wij dit wettelijk verplicht zijn. Cliënten zijn verplicht ons deze persoonsgegevens te verstrekken. Indien de cliënt ons de persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen en mogen wij onze diensten niet verlenen.

Wij bewaren het kopie identiteitsdocument en Burgerservicenummer tot 5 jaar na het einde van de opdracht van de cliënt. Persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze verplichtingen op grond van de Wwft worden tot 5 jaar na het beëindigen van de zakelijke relatie, het uitvoeren van de transactie of het doen van een melding van een transactie bewaard.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan derden voor zover wij dit wettelijk verplicht zijn, of voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening. Deze derden kunnen betreffen: gerechtelijke instanties, de (advocaat) wederpartij, een deurwaarder, een deskundige, het UWV, een accountant, een fiscalist of andere advocaten of notarissen. Deze derden zijn verwerkingsverantwoordelijken en op de verwerking van persoonsgegevens door hen is het privacystatement van de desbetreffende verwerkingsverantwoordelijke van toepassing.

Wij kunnen voorts persoonsgegevens delen met derden die deze persoonsgegevens in opdracht van ons verwerken, bijvoorbeeld voor de opslag van dossiers of het onderhoud en de beveiliging van onze IT systemen. Deze derden zijn verwerkers van ons en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van ons en voor geen enkel ander doel.

Wij zullen deze persoonsgegevens in principe niet (laten) verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij dit noodzakelijk is in verband met de specifieke juridische dienstverlening of vanwege een wettelijke plicht. In het laatste geval zullen wij zorgen voor passende waarborgen om de doorgifte conform de toepasselijke privacywetgeving plaats te laten vinden.

• Sollicitaties

Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij, waarom en hoe lang bewaren we deze?

Om contact met u op te nemen en te onderhouden in het kader van de sollicitatieprocedure en om te beoordelen of u geschikt bent voor de functie waarnaar u solliciteert, verzamelen we de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, waaronder: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, CV, cijferlijst, opleiding, kopie diploma’s, getuigschriften, stagebeoordelingen. Wij verwerken deze gegevens op grond van artikel 6 lid 1 (f) AVG en hebben wij een gerechtvaardigd belang, omdat we zonder deze gegevens niet kunnen beoordelen of u geschikt bent voor de functie en/of u kunnen berichten over het verloop van de sollicitatieprocedure.

Het verstrekken van uw persoonsgegevens is niet wettelijk verplicht en ook geen noodzakelijke voorwaarde voor het aangaan van een contract. Echter, indien u ons de persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen we uw sollicitatie mogelijk niet in behandeling nemen.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval binnen vier weken nadat de sollicitatieprocedure is afgerond verwijderd. Indien wij uw gegevens langer in portfolio wensen te bewaren zullen wij u hiervoor om toestemming vragen. Wij bewaren uw persoonsgegevens in een dergelijk geval voor een periode van maximaal één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. Dit laat de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens voor het intrekken van de toestemming in stand.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens delen met derden die deze persoonsgegevens in opdracht van ons verwerken, bijvoorbeeld voor het onderhoud en de beschikbaarheid van onze IT systemen. Deze derden zijn verwerkers van ons en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van ons en voor geen enkel ander doel.

Wij zullen deze persoonsgegevens niet (laten) verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

• Studenten

 Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij, waarom en hoe lang bewaren we deze?

Wanneer u een studentstage bij ons kantoor gaat lopen, ontvangen wij hiervoor graag uw naam, contactgegevens, CV, motivatiebrief, cijferlijst en eventuele interesses. Wij verwerken deze gegevens op grond van artikel 6 lid 1 (f) AVG en hebben wij een gerechtvaardigd belang, omdat we zonder deze gegevens niet kunnen beoordelen of u geschikt bent voor de stage en/of u kunnen berichten over het verloop van de sollicitatieprocedure.

Het verstrekken van uw persoonsgegevens is niet wettelijk verplicht en ook geen noodzakelijke voorwaarde voor het aangaan van een contract. Echter, indien u ons de persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen we uw sollicitatie mogelijk niet in behandeling nemen.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval binnen vier weken nadat de sollicitatieprocedure is afgerond verwijderd. Indien wij uw gegevens langer in haar portfolio wensen te bewaren zullen wij u hiervoor om toestemming vragen. Wij bewaren uw persoonsgegevens in een dergelijk geval voor een periode van maximaal één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. Dit laat de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens voor het intrekken van de toestemming in stand.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens delen met derden die deze persoonsgegevens in opdracht van ons verwerken, bijvoorbeeld voor het onderhoud en de beschikbaarheid van onze IT systemen. Deze derden zijn verwerkers van ons en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van ons en voor geen enkel ander doel.

Daarnaast kunnen wij uw gegevens verstrekken aan dienstverleners die wij inzetten voor zover noodzakelijk voor de organisatie van de studentenactiviteiten, zoals een cateraar of reisorganisatie. Wij zullen deze persoonsgegevens niet (laten) verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

• Leveranciers

 Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij, waarom en hoe lang bewaren we deze?

Van personen werkzaam bij een leverancier of de leverancier zelf verzamelen wij contactgegevens (naam, telefoonnummer, adres, e-mailadres, handtekening en eventueel andere gegevens noodzakelijk voor communicatie) om contact te kunnen onderhouden in het kader van de uitvoering en facturering van producten of diensten van onze leveranciers. Wij verwerken deze persoonsgegevens op grond van artikel 6 lid 1 (b) of (f) AVG, omdat het noodzakelijk is om deze persoonsgegevens te verwerken ter uitvoering van de overeenkomst met onze leveranciers. Het is niet wettelijk verplicht om persoonsgegevens te verstrekken. Echter, verstrekking van de persoonsgegevens is wel een noodzakelijke voorwaarde voor het aangaan van een contract en/of de uitvoering daarvan. Wij bewaren de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, waarbij we de persoonsgegevens in een overeenkomst tot uiterlijk 7 jaar na het einde van de zakelijke relatie verwerken.

Wij kunnen wettelijk verplicht zijn tot het verzamelen en bewaren van persoonsgegevens van leveranciers zoals bankgegevens, financiële gegevens en het land waar een leverancier gevestigd is. Wij verwerken deze persoonsgegevens enkel indien en zolang er sprake is van een wettelijke verplichting.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens delen met derden die deze persoonsgegevens in opdracht van ons verwerken, bijvoorbeeld voor het onderhoud en de beveiliging van onze IT systemen. Deze derden zijn verwerkers van ons en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van ons en voor geen enkel ander doel.

Wij zullen deze persoonsgegevens niet (laten) verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

• Website, Evenementen en Marketing

 Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij, waarom en hoe lang bewaren we deze?

Nieuwsberichten en evenementen

 U kunt zich via www.rietvast.nl (hierna: “de Website”) opgeven om nieuws van ons te ontvangen, of u kunt zich opgeven voor eventuele evenementen en seminars die wij organiseren. Voor het versturen van nieuws en uitnodigingen voor evenementen gebruiken wij uw naam en e-mailadres. Eventueel kunt u ook aanvullende informatie verschaffen bijvoorbeeld over het bedrijf en de functie waarin u werkzaam bent. Dit is echter niet verplicht voor het ontvangen van nieuws. Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van uw toestemming zoals neergelegd in artikel 6 lid 1 (a) AVG. U mag te allen tijde uw toestemming intrekken.

Aan cliënten kunnen wij nieuws of uitnodigingen voor evenementen of seminars toesturen zonder dat we hiervoor toestemming nodig hebben. Wij verwerken deze gegevens op grond van artikel 6 lid 1 (f) AVG en hebben wij een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens, omdat dit noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering en in het kader van de cliëntrelatie. Wij bieden u vooraf aan de verzameling en bij elke communicatie de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen de verwerking. 

Het geven van uw persoonsgegevens is niet gebaseerd op een contractuele- of wettelijke verplichting. Indien u ons de persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen wij u echter geen nieuwsbrief of uitnodiging voor evenementen sturen.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens delen met derden die deze persoonsgegevens in opdracht van ons verwerken, bijvoorbeeld voor het onderhoud en de beschikbaarheid van onze IT systemen, waaronder de website. Deze derden zijn verwerkers van ons en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van ons en voor geen enkel ander doel.

Wij zullen deze persoonsgegevens niet (laten) verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

• Cookies

Onze Website gebruikt technieken die het gebruiksgemak verhogen en die de site zo interessant mogelijk maken voor elke bezoeker, bijvoorbeeld door taalinstellingen of andere voorkeuren te onthouden. De bekendste voorbeelden van dit soort technieken zijn cookies, maar wij kunnen ook andere technologieën gebruiken waarmee in de randapparatuur informatie kan worden opgeslagen of toegang kan worden verkregen tot informatie, zoals: tags, beacons en JavaScripts (hierna samen te noemen “cookies”). 

Wij en anderen (zoals LinkedIn, Youtube) gebruiken cookies om informatie te verzamelen over uw (mobiele)apparaat, browser en surfgedrag. Deze cookies worden gebruikt om de Website optimaal te laten functioneren, om het gebruik van de website te analyseren en verbeteren en om ervoor te zorgen dat alle relevante content kan worden getoond. Wij verwerken uw persoonsgegevens via deze cookies in overeenstemming met onze cookieverklaring. Sommige cookies kunnen ook op uw apparaat worden geplaatst door andere partijen, zoals onze adverteerders of partijen die cookies plaatsen om bepaalde content op onze Websites te tonen (bijvoorbeeld video’s). Deze cookies worden ’third party’ cookies genoemd. Voor meer informatie over hoe deze derden omgaan met uw (persoons)gegevens verwijzen we naar het privacy beleid van deze derde partijen.

2. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking. Daarnaast zijn de bij ons werkzame personen gebonden aan geheimhouding.

3. Uw rechten

U heeft het recht ons te verzoeken om:

− Inzage te geven in uw persoonsgegevens;

− Uw persoonsgegevens te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;

− Bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;

− Uw persoonsgegevens te beperken; en/of

− Uw persoonsgegevens door te geven aan u of aan een derde.

Deze rechten zijn niet absoluut. Wij zullen uw verzoek beoordelen conform de AVG. Wij zullen u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen naar aanleiding van uw verzoek. Deze termijn kunnen wij met twee maanden verlengen in verband met de complexiteit van uw verzoek of het aantal verzoeken dat wij krijgen. We zullen u in dat geval informeren. 

Tenslotte heeft u op elk moment het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

4. Wijzigingen in onze privacystatement(s)

Dit privacystatement is voor het laatst gewijzigd op 22 augustus 2025. We kunnen ons privacystatement van tijd tot tijd wijzigen door publicatie van de gewijzigde versie op deze pagina. U wordt derhalve aangeraden deze pagina regelmatig te raadplegen.

5. Contact

Heeft u nog vragen over dit privacystatement? Neem dan contact met ons op via: Van de Riet Advocaten t.a.v. J. van de Riet, Laan van Chartroise 168 (3552 EZ) Utrecht, T +31 30 78 52 537 jm@rietvast.nl